5 consigli per gestire il tempo quando “NON HAI MAI TEMPO”

Ti sei mai detta “non ho tempo” per tutte quelle cose che vorresti fare, che gli altri magari fanno, ma tu invece non riesci mai a trovare il tempo? Perché io sì, continuamente!

Risulta essere un fattore molto più comune di quanto si pensi. Non importa che lavoro tu faccia, che tu sia imprenditrice, impiegata o studentessa, o mamma a tempo pieno. Il tempo scarseggia sempre ad un certo punto e questo può anche metterci in difficoltà o in situazione di forte stress.

Ma sei davvero sicura che “non ho tempo” sia la vera ragione del non riuscire a fare tutto e non sia solo una scusa?

Questa mia provocazione la dico anche a me stessa per rimproverarmi quando sto appunto sprecando tempo e mi rendo conto di non essere abbastanza brava a prioritizzare la gestione del mio tempo.

Ecco: la gestione del tempo. Parliamone.

Time management

In base alla mia esperienza, in questo articolo ti elencherò 5 consigli per riuscire a gestire il tuo tempo al meglio durante la giornata. Spoiler: dobbiamo cambiare qualcosina per permetterci di adottare nuove abitudini. Rimbocchiamoci le maniche e iniziamo!

CHE COS’È LA GESTIONE DEL TEMPO?

In azienda mi hanno insegnato a gestire il tempo al meglio: anticipare le deadline, non lavorare all’ultimo, prendermi delle pause per far respirare il cervello, dire no quando sono già piena di scadenze, ecc. Ma chi mi insegna la gestione del tempo fuori dal lavoro?

Sappiamo che il tempo non è infinito, perciò gestirlo al meglio diventa una priorità assoluta per avere la possibilità di fare tutto ciò che abbiamo nella nostra to-do list senza finire stressate a fine giornata.

Il tempo è una risorsa limitata

Questa è la ragione principale che può creare agitazione quando percepiamo tutte le cose da fare come una grande montagna insormontabile. Bisogna riuscire a mantenere la calma e a fare del nostro meglio durante le 24h a disposizione, senza dimenticare di mangiare e dormire, ovviamente!

La gestione del tempo non è solo per il lavoro

Spesso si pensa che serva solo per arrivare a consegnare il compito entro la data stabilita dal nostro lavoro, invece la gestione del tempo è anche saper dire “no” quando necessario nel privato. È importante dimostrarsi padrone del nostro tempo, anche se può essere difficile cambiare l’abitudine di accontentare sempre tutti, senza dover entrare in ansia di rovinare un rapporto.

Abbiamo tutti la stessa quantità di tempo

Il tempo è uguale per tutti, ma è come lo usiamo che determina la differenza tra gli uni e gli altri. Saper gestire il proprio tempo aiuta a fare più cose con risultati migliori. Puoi raggiungere i tuoi obiettivi senza toglierti ore di sonno e mantenendo anche del tempo per un’attività fisica un paio di volte a settimana. Tutto sta nella pianificazione.

È tutta una questione di mindset

Imparare a gestire il proprio tempo ti aiuterà a vederlo come un alleato e non come una risorsa limitata. Durante il giorno tante cose possono interferire attirando la tua attenzione, distraendoti così dal tuo unico obiettivo: non perdere tempo in cose futili. Prima dicevo che c’è un lavoro da fare su noi stesse per adottare nuove abitudini: è proprio di questo a cui facevo riferimento. Non possiamo più permetterci di defocalizzarci e dare tempo a ciò che alla fine non ci porta nulla.

È soprattutto parte della tua salute mentale

Quando il tempo è gestito bene, ti sentirai meno stressata e meno in frullatore. Questa “comodità mentale” si rifletterà sul tuo umore, sull’energia che rimandi agli altri, sulle tue relazioni quotidiane. E, infine, aumenterai la qualità della tua vita. In più, ti sentirai più in controllo di ciò che succede intorno a te, facendoti diventare molto più solida e sicura di te stessa.

Rimanere concentrate un po’ di più ogni giorno è la chiave che porta un circolo vizioso a cambiare traiettoria e a portarti il meglio per te!

Non lo fai solo per te

Migliorare la gestione del tuo tempo ti permetterà di avere più tempo a disposizione per i piccoli piaceri della vita, per la famiglia, per le tue passioni. Se il tuo tempo si limita a lavorare, pensa a quanto tempo non impegni per tutte le altre cose che ti arricchiscono e ti fanno stare bene.

Non sei sicura di poter limitare il tuo tempo sul lavoro? Sto scrivendo un articolo su come mettere dei paletti per il nostro benessere.

5 CONSIGLI PER RIUSCIRE A GESTIRE IL TUO TEMPO ANCHE SE “NON HAI MAI TEMPO”

Un po’ tutte noi perdiamo tempo a scrollare i social network, vedendo post e stories sulla vita di persone che quel tempo lo hanno usato per creare qualcosa: che sia una ricetta, pilates a casa, sistemare gli armadi… e tu invece il tempo lo hai impiegato a chiederti perché non riesci a fare quelle stesse cose. Il tempo ce l’hai, lo impieghi solo diversamente.

Certo, anche io sono coinvolta in questo ragionamento! Ma qualche mese fa mi sono svegliata e ho deciso di aprire questo blog, soprattutto per “salvarmi” da quella perdita di tempo dietro a tutte quelle cose che non mi portano da nessuna parte.

Oggi probabilmente credi di non avere abbastanza tempo, ma se inizi a pianificare per il tuo futuro fin da subito, vedrai i benefici molto presto!

Ho riassunto per te 5 consigli che ti possono aiutare a gestire il tuo tempo anche quando “non hai mai tempo”.

1. Pianifica la tua settimana in anticipo

Puoi creare la tua agenda con i tuoi impegni fissi e quelli che vuoi aggiungere.

Avere visione di una settimana intera ti permette di avere ben in mente quali momenti sono impegnati e quali altri hai liberi. E soprattutto ti aiuta a rispettare gli orari!

Ogni domenica sera o lunedì mattina metti insieme le cose che vuoi fare durante la settimana. Puoi usare anche diversi colori per mettere a fuoco il lavoro, gli appuntamenti importanti personali, lo svago con gli amici e gli allenamenti.

Pianificare la settimana

Se non hai mai avuto l’abitudine di farlo, è arrivato il momento di iniziare e vedere fin da subito quanto può giovarti!

A me piace acquistare a inizio anno una nuova agenda con la visione settimanale e scrivermi tutto. Se non riesco a rispettare ogni cosa, non importa! Ci proverò la settimana successiva. L’importante è darsi un inquadramento per vivere meglio, non di essere ligia al minuto – poi l’ansia viene per l’orario da rispettare, altro problema rispetto alla mancanza di tempo!

Questo esercizio può regalarti più libertà durante il giorno. Avere chiarezza dei tuoi impegni ti farà essere più produttiva e meno impegnata inutilmente. Sarai in grado di poter dire di no perché non accumulerai più i sì, saprai esattamente il tempo che ti resta per aggiungere compiti al tuo calendario. E soprattutto, ti sentirai molto più responsabile di come utilizzi il tuo tempo.

Se ancora non sei convinta che pianificare la tua settimana in anticipo sia una buona idea, ho scritto qui un articolo apposta per farti cambiare idea.

2. Crea una lista di priorità

Per me, questa è la tecnica che funziona meglio. Vedere su un foglio una lista di punti che man mano che porto avanti cancello, è sia tranquillizzante sia gratificante.

Mi tranquillizza perché facendo ordine nella mia mente per poterli scrivere mi permette di non sentirmi sopraffatta.

Mi gratifica perché spuntando riga dopo riga sento che do al mio tempo il giusto valore.

La lista delle priorità va fatta seguendo due criteri: se è urgente e se è importante. Per aiutarti a prioritizzare, puoi porti queste domande:

  • Ho una deadline tassativa da rispettare?
  • Come il mio lavoro verrebbe impattato se non faccio alcune cose oggi?
  • Quali sono le cose per cui gli altri attendono un mio riscontro sennò restano bloccati?

L’obiettivo è quello di capire quali cose sono imprescindibili da fare nella giornata odierna (urgenti), quali puoi schedulare nei giorni successivi (importanti ma non urgenti), e quali devono essere fatte anche se non impattano particolarmente il lavoro (né urgente, né importante).

A seguito di questo, devi dare ad ogni compito un ordine. Le cose urgenti dovrebbero essere fatte subito, seguite dalle cose importanti, e infine ciò che reputi meno importante.

Questo articolo mi fa tornare in mente la tecnica Eisenhower che ho imparato all’università, utile nel lavoro come nella vita personale.

  • Se qualcosa non è importante ma è urgente, delega, sicuramente hai intorno a te qualcuno che può prenderla in carica per aiutarti.
  • Se qualcosa non è importante e non è urgente, semplicemente eliminala. Sei tu la padrona del tuo tempo e puoi selezionare le attività da compiere immediatamente e quelle da gestire in maniera differente.

3. Definisci le scadenze per ogni tuo compito

Questo si sposa principalmente con il lavoro, sempre nell’ottica di evitare di accumulare troppe cose tutte insieme. La definizione delle scadenze in effetti ti permette di sapere quanto tempo dedicare ad ogni cosa, a seconda di quando devono essere consegnate.

Le scadenze sono di per sé essenziali, soprattutto perché stando dietro a tutto, il tempo vola!

Definire le scadenze sembra semplice, ma se non vuoi generare ulteriore stress, devono essere ovviamente realistiche. Le scadenze servono anche per motivarti, ecco perché devono essere allineate al tuo ritmo e non il contrario. Altrimenti rischi di fare tutto in contemporanea e l’errore è dietro l’angolo!

Quando invece la scadenza è imposta, è importante saperla gestire e saper gestire noi stesse. Quando si affoga bisogna alzare la mano, l’ho imparato a mie spese fin troppe volte purtroppo. In una condizione di lavoro di squadra, è importante imparare a delegare, a contare sugli altri, oppure a dire di no. Bucare una deadline potrebbe essere davvero gravoso, sia per danneggiamento della reputazione o per una perdita di credibilità. Per questo, essere manager del proprio tempo, è qualcosa che si impara a fare con diverse tecniche e con l’esperienza.

In base alla lista delle priorità che hai già scritto, ti consiglio di pensare a quali deadline papabili puoi rispettare e dichiarare all’esterno. Così i tuoi colleghi possono allinearsi e gestire il tempo a loro volta.

4. Una cosa per volta

Per riuscire a fare tutto nel giusto tempo richiesto e con migliore qualità, è meglio concentrarsi su una cosa per volta. Non vuol dire che durante il giorno non puoi spaziare su diverse cose, però è utile mantenere il focus su una cosa sola.

Per quanto mi riguarda, mi piace essere multitasking e gestire più cose in contemporanea, ormai ci sono abituata. Però vedo che mi affatico più velocemente e rischio di perdermi dei pezzi. Da quando ho iniziato a concentrarmi di più su una cosa per volta, riesco a mantenere alta la qualità dei miei pensieri e il controllo su ciò che sto facendo. Anche la mia memoria è migliorata!

Perciò il mio consiglio non è quello di imparare a destreggiarsi al meglio nel multitasking, ma imparare invece come rimanere concentrate:

  • Evitare di lasciarci deconcentrare troppo a lungo dalle cose che emergono durante la giornata, ma che non possiamo evitare
  • Mettersi dei limiti: prendere una piccola pausa è consigliato, ma evitare di farla diventare troppo lunga o ci impigriamo
  • Quando ti senti sopraffatta, alzati e percorri qualche passo, cerca di scrollarti l’ansia di dosso
  • Ricordati di attenerti alla tua lista di priorità, l’hai creata apposta per evitare di sentirti senza l’aria per respirare e puoi tornare a leggerla quando più ti serve

5. Prendi del tempo per te

In una giornata, o una settimana proprio piena di impegni, è importante lasciar andare i pensieri e non fare assolutamente nulla.

Il “nulla” è soggettivo. Per me è passare anche del tempo su Tiktok per prendere inspirazione dagli altri: ho imparato a discernere i video che mi possono arricchire da quelli che mi fanno perdere tempo. E soprattutto, a smettere quando sento che sto perdendo tempo.

Oppure, cammino invece di prendere un mezzo di trasporto. Fare due passi da un punto A ad un punto B aiuta molto a chiarirsi i pensieri e a non portare così il lavoro a casa.

È consigliato anche circondarsi dalle persone giuste, quelle che ti aiutano a pensare ad altro, a divertirti e a chiacchierare.

Il nostro tempo è fatto di equilibri. C’è del tempo per essere seri e lavorare, e ci deve essere per forza del tempo per essere spensierati e liberi. Siamo noi a cercare di dedicarci questo tempo!

 

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